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バーチャルオフィスの選び方のポイントとは?決定する際の注意点も解説

バーチャルオフィスに登録したいが、どのバーチャルオフィスに登録すればよいかわからない、という方は多いでしょう。特に東京はバーチャルオフィスの数が多く、選ぶのが難しいです。

一度法人登記してしまうと、住所を切り替えるのが面倒です。そのため、バーチャルオフィス選びは慎重に行った方が良いでしょう。

本記事では、バーチャルオフィスの選び方のポイントを紹介します。サービス面、運営会社、施設・設備、料金の4つの観点からの選び方を、それぞれまとめました。

バーチャルオフィスの選び方1:サービス面

まずは、サービス面からバーチャルオフィスを選ぶ方法を解説します。サービス面から選ぶ場合、次の6つの点に着目すると良いです。

  • 法人登記の代行はしてくれるか
  • 会計周りのサポートをしてくれるか
  • 融資のサポートはあるか
  • 書類の保管はしてくれるか
  • 秘書代行サービスはあるか
  • 郵便物を転送してくれる頻度

バーチャルオフィスによって、サービス内容が大きく異なります。どんなサービスがあるのか、担当者に直接聞いてみるのが良いでしょう。1つ1つの着目すべき点について、詳しく解説します。

法人登記の代行はしてくれるか

法人登記は、提出すべき書類が多く面倒です。起業当初は忙しく、法人登記になるべく時間を取られたくない方は多いでしょう。

バーチャルオフィスの中には、法人登記の代行サービスがある場合もあります。代行サービスを利用すれば、起業家は事業に集中することが可能です。

そのため、法人登記代行サービスがあるかは、確認しておきましょう。

会計周りのサポートをしてくれるか

バーチャルオフィスによっては、会計周りのサポートをしてくれる場合もあります。バーチャルオフィスを連携する税理士と、通常よりも安い値段で契約することが可能です。

会社の経理に時間を取られすぎてしまう起業家は、多いです。そのため、会計周りのサポートがあるかも、確認した方が良いでしょう。

融資のサポートはあるか

融資サポートがあるかどうかも、確認した方が良いです。バーチャルオフィスと連携する税理士や、社会保険労務士、中小診断士などが、サポートを行ってくれます。

バーチャルオフィスを利用する場合、融資を受けるのが困難な場合も多いです。税理士などに申請を任せれば、融資を受けやすくなるでしょう。

書類の保管はしてくれるか

書類を保管してくれるかどうかも重要です。自宅に書類を保管するのは、情報漏洩の危険性があります。できれば、バーチャルオフィス内に保管するのが良いでしょう。

起業すると、大量の書類を保管しないといけなくなります。自宅に書類を保管すると、邪魔にもなります。書類の保管サービスがあるかも、確認すべきでしょう。

秘書代行サービスはあるか

バーチャルオフィスの電話番号にかかってきた電話は、基本的には自分の携帯などに、転送してくれます。ただ、電話対応が、面倒な場合もあるでしょう。せっかく業務に集中していたのに、電話が来たことで、集中が切れてしまう場合もあります。

バーチャルオフィスによっては、秘書代行サービスがあり、電話対応を行ってくれる場合もあります。料金は結構高いことが多いですが、余裕があるなら利用したいサービスです。

郵便物を転送してくれる頻度

バーチャルオフィスに届いた郵便物は、基本的に自宅まで届けてくれます。ただし、自宅まで転送してくれる頻度は、バーチャルオフィスによって異なります。

なるべく、転送する頻度が多いバーチャルオフィスを選択するのが良いです。たとえば、月1回しか転送してくれないバーチャルオフィスですと、郵便物の確認が遅れてしまい、仕事に支障が出る可能性があるからです。

そのため、できれば週1回転送してくれるバーチャルオフィスを選ぶのが良いでしょう。

バーチャルオフィスの選び方2:運営会社

続いて、運営会社の観点からバーチャルオフィスを選ぶ方法を解説します。運営会社を見て判断する場合は、次の5つに着目すると良いです。

  • 運営会社の経営は安定か
  • 受付担当者のイメージは良いか
  • SNSなどでの評価は高いか
  • 審査はしっかり行われているか
  • 過去にトラブルは起きていないか

バーチャルオフィス自体だけでなく、運営する会社がどうなのか、まで確認できると、より質の高いバーチャルオフィスを選択できます。1つ1つの着目すべき点について、詳しく解説します。

運営会社の経営は安定か

運営会社の経営が安定しているか、契約前に確認した方が良いです。なぜなら、利用途中で運営会社が潰れると、住所を変更さぜるを得なくなるからです。会社の住所変更は非常に面倒であり、なるべく避けたいです。

創業年数が長い会社であったり、他の事業が順調であったりする運営会社がおすすめです。経営が安定している会社なら、安心してバーチャルオフィスを利用することができます。

受付担当者のイメージは良いか

バーチャルオフィスと契約する前に、受付担当者から施設の利用方法などについて、説明を受けます。その際、受付担当者のイメージが良いか、確認しましょう。

受付担当者の説明が丁寧であったり、質問に正しく答えてくれたりする場合、バーチャルオフィス自体の質も高いことが多いです。なぜなら、受付担当者への教育が行き届いているということは、教育にかけられる余裕がある、ということだからです。

SNSなどでの評価は高いか

SNSなどで、バーチャルオフィスの評判を確認しましょう。TwitterなどのSNSで調べることで、利用者のリアルな感想を見ることが可能です。

たとえば、解約時の担当者の態度が悪かった、など利用してみないと分からないことを知ることができます。あまりSNSで評判が良くない場合、バーチャルオフィスの利用を検討した方が良いでしょう。

審査はしっかり行われているか

バーチャルオフィスは契約時に、審査が行われ、審査に合格した場合のみ利用できます。なるべく、審査を厳しく行っているバーチャルオフィスを選択するのが良いです。

審査が緩いバーチャルオフィスは、その分犯罪などに使われる可能性も高くなります。同じ住所を使っている会社が事件を起こした場合、他の利用者まで影響が及ぶ可能性もあります。そのため、審査が厳しい方がおすすめでしょう。

過去にトラブルは起きていないか

過去に、そのバーチャルオフィスでトラブルが起きていないかも、確認した方が良いです。なぜなら、過去にトラブルがあったバーチャルオフィスの場合、法人口座が開設しにくい可能性があるからです。

銀行側は、バーチャルオフィスの住所を警戒することが多いです。住所がバーチャルオフィスの場合、そのバーチャルオフィスで過去に事件がなかったか、調査が実施されれます。

バーチャルオフィスの選び方3:施設・設備

続いて、施設・設備の観点からバーチャルオフィスを選ぶ方法を解説します。施設・設備から選ぶ場合、次の6つに着目すると良いです。

  • 内覧は可能か
  • 会議室などの設備は良いか
  • 店舗数、拠点数は多いか
  • 作業スペースが存在するか
  • 通いやすいか
  • 土地柄は良いか

バーチャルオフィスを契約する前に、内覧を行うことが可能です。内覧設備の様子を確認できるチャンスなので、必ず行いましょう。1つ1つの着目すべき点について、詳しく解説します。

内覧は可能か

基本的にはバーチャルオフィスは、契約前に内覧をさせてもらえます。ただ、中には内覧ができない場合もあります。内覧ができないバーチャルオフィスは、避けた方が良いでしょう。

内覧ができないと、会議室などの様子が分かりません。また、内覧させないということは、何か隠したいことがある、という可能性もあります。そのため、内覧を許可しているバーチャルオフィスを選択するようにしましょう。

会議室などの設備は良いか

会議室の有無だけでなく、会議室の広さや綺麗さも確認しましょう。また、会議に必要な備品を無料で貸してくれるかも、受付担当者に質問しておいた方が良いです。たとえば、プロジェクターやパソコン、ホワイトボードなどを貸してくれるか、確かめましょう。

また、会議室の料金体系がどうなっているかも、重要です。バーチャルオフィスによっては、会議室の利用料金が「1時間2千円」などと決められていたり、使い放題になっていたりします。料金体系についても、予め質問しておきましょう。

店舗数、拠点数は多いか

バーチャルオフィスの店舗数や拠点数が多いかも、確認しましょう。基本的には、店舗数が多いバーチャルオフィスがおすすめです。店舗数が多いということは、それだけ人気があるということです。

バーチャルオフィスによっては、店舗数が100箇所以上ある場合もあります。店舗数の数は、バーチャルオフィスの質を確かめる上での、指標になります。

作業スペースが存在するか

バーチャルオフィスの運営会社は、シェアオフィスやコワーキングスペースも同時に運営している場合が多いです。その場合、作業スペースを貸してくれる場合があります。

バーチャルオフィスは基本的には、物理スペースがいらない人のためのサーヒスです。ただ、そうはいっても、たまには自宅以外で作業したい場合もあるでしょう。そのようなときに、作業スペースがあると、ありがたいです。

通いやすいか

バーチャルオフィスと自宅との距離も、確認しましょう。あまり、自宅から離れすぎていると、バーチャルオフィスの会議室を利用するときに、面倒になります。なるべく、自宅から近いバーチャルオフィスの方が望ましいです。

また、自宅から近いと、郵送物を自分で取りにいけるメリットもあります。郵便転送を契約しなければ、その分利用料金を抑えられます。

土地柄は良いか

バーチャルオフィスはなるべく、渋谷などの一等地にある方が良いです。バーチャルオフィスの利用者が、一等地の住所を活用できるからです。

住所が一等地だと、顧客から立派な会社だと認識されやすくなります。すると、仕事の相談件数が増える、などのメリットが発生する可能性もあるでしょう。

ただし、土地柄が良いバーチャルオフィスは、その分料金も多少上がります。コストも考えた上で、立地が良いバーチャルオフィスを選択しましょう。

バーチャルオフィスの選び方4:料金

最後に、料金の観点からバーチャルオフィスを選ぶ方法を解説します。料金の観点から選ぶ場合、次の3つに着目すると良いでしょう。

  • 月額料金はどの程度か
  • 入会金はかかるか
  • 郵送サービスは有料か

バーチャルオフィスは、格安で利用できるのが魅力ですが、料金はサービスによって少しずつ異なります。損をしないためにも、料金面もしっかり確認しましょう。1つ1つの着目すべき点について、詳しく解説します。

月額料金はどの程度か

最初に確認すべきなのが、月額料金です。バーチャルオフィスの月額料金は、1万円未満であることが多いです。ただし、中にはもっと料金が高い場合もあります。

月額料金が高い場合、それに見合うサービスがあるか、確認した方が良いです。一方で、月額料金が安すぎる場合は、運営がしっかりしているか、サービス内容は不足しないか、確認してください。

入会金はかかるか

バーチャルオフィスは月額料金が安くても、入会金は高い、というパターンもあります。そのため、入会金がいくらなのかも、必ず確認しましょう。

場合によっては、キャンペーンをやっていて、入会金が0円のバーチャルオフィスもあります。初期費用を抑えたいなら、キャンペーン期間中のバーチャルオフィスを探すのも良いでしょう。

郵送サービスは有料か

郵送サービスが有料か無料かも、確認した方が良いです。というのも、月額料金が安い場合、郵送サービスが別料金であることが、ほとんどだからです。

郵送サービスは、バーチャルオフィスを利用するなら、ほぼ必ず活用することになります。郵送サービスの料金が高すぎる場合、利用を検討した方が、良いかもしれません。

バーチャルオフィスを選ぶ際の3つの注意点

バーチャルオフィスを選ぶ際の注意点に関しても、解説します。注意点は次の3つです。

  • 1.料金だけで選ばない
  • 2.バーチャルオフィスが使える職種か確認する
  • 3.契約延長や解除の仕組みを把握しておく

最低限この3つには注意しておくと、契約後に後悔することがなくなります。1つ1つの注意点について、詳しく解説しましょう。

1.料金だけで選ばない

バーチャルオフィスは、料金だけで選ばない方が良いです。安い場合だと、月額料金2千円未満の場合もあります。しかし、そういった場合は、住所が良い場所ではなかったり、サービス面が不足していたりすることも多いです。

一方で、多少料金が高くても、立地が良いバーチャルオフィスなら、ビジネスのチャンスに恵まれやすく、結果得をする場合もあります。料金だけでなく、サービス面や立地など、総合的に見るのが良いでしょう。

2.バーチャルオフィスが使える職種か確認する

契約する前に、バーチャルオフィスで使える業種なのか、必ず確認しましょう。業種によっては、バーチャルオフィスの住所では、開業が困難である場合もあります。

たとえば、ネットショップで中古品を扱う場合、古物商許可を取得しないといけないのですが、バーチャルオフィスの場合、古物商許可の申請が通らない可能性もあります。

3.契約延長や解除の仕組みを把握しておく

バーチャルオフィスの契約延長や解除の仕組みは、事前に把握しておきましょう。バーチャルオフィスは、基本的には半年以上契約すると、自動更新されるタイプが多いです。しかし中には更新時に、料金が発生する場合もあります。

更新費用は結構高いこともあるので、気をつけましょう。また、バーチャルオフィスを解約する場合、違約金がかかる場合もあります。違約金がいくらなのかも、確認しておいた方が良いでしょう。

まとめ

本記事では、バーチャルオフィスの選び方を解説しました。どのような基準でバーチャルオフィスを選ぶべきなのか、お分かり頂けたかと思います。

バーチャルオフィスの比較方法を知っておくことで、自分に合ったバーチャルオフィスを見つけやすくなります。本記事の内容を念頭に入れつつ、バーチャルオフィスのサイトを確認したり、担当者の説明を受けたりしてください。

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