働き方改革によりリモートワークやWeb上での仕事をする人が増えていき、資料・文章作成、記事執筆などはグーグルドキュメントを使用する人が増えています。
グーグルドキュメントはクラウド上でドキュメントを保存・作業することができます。
さらに、他ユーザーへ簡単に共有することができ、複数ユーザーによって編集することもできます。
ライターとして副業をしている人は「グーグルドキュメントを使っていこうか考えているけど、Wordのより良いところあるのか、便利な使い方が気になる」と思っていませんか？
ということで今回は、グーグルドキュメントの基本的な使い方から、文章作成に便利な機能の使い方まで解説します。
ライターとして副業している人はグーグルドキュメントを使いこなせるようになれば、Wordより効率的に執筆ができる可能性があります。
ぜひ、グーグルドキュメントの良さを知っていってください！
目次
グーグルドキュメントの基本的な使い方
まずは、グーグルドキュメントの基本的な使い方7つをご紹介します。基本的な使い方はWordとあまり変わらない機能が多いため、飛ばしていただいても構いません。
はじめて文書作成ソフトを使用する人は、ここでグーグルドキュメントの基本的な使い方を覚えましょう。
新規作成・削除
まずは、グーグルドキュメントの新規作成と削除の方法についてです。
1.グーグルドライブを開いて、【+新規】をクリックします。
【フォルダ】、【ファイルのアップロード】、【フォルダのアップロード】、【グーグルドキュメント】、【Googleスプレッドシート】、【Googleスライド】、【その他】が表示されます。
2.【グーグルドキュメント】の【>】へカーソルを合わせて、【空白のドキュメント】を選択すると、グーグルドキュメントを新規作成できます。
グーグルドキュメントを間違えて作成してしまったり、不必要になってしまったりしたときは削除することができます。
削除方法は、削除したいグーグルドキュメントにカーソルを合わせ、右クリックし、【削除】を選択すると完了です。
間違えて削除してしまったドキュメントを復元したい場合は、ゴミ箱を選択し、復元したいドキュメントを選択することで復元できます。
文字の装飾
グーグルドキュメントでは文章作成には欠かさない文字の装飾に関する機能が豊富です。グーグルドキュメントで使用できる文字の装飾は以下の通りです。
- 文字のスタイル（タイトル、見出し）
- フォントの種類
- フォントサイズ
- 太字
- 斜体
- 下線
- テキストの色
- ハイライトの色
- リンクの挿入
- 箇条書き
- 番号付リスト
- 行間調整
グーグルドキュメントの上部メニューから直感的に操作できるため、簡単に文書作成ができることでしょう。
テキストリンクの作成
グーグルドキュメントではテキストリンクの作成もできます。テキストリンクの作成方法は以下の通りです。
1.テキストを選択します。
2.上部メニューのリンクマークを選択し、【リンク】の部分にURLを入力し、適用をクリックすれば完了です。
テキストリンクを挿入しておくと、コピー&ペーストした時もテキストリンクとしてペーストされるため、非常に便利な機能です。
画像・表・グラフの挿入
文書作成する際は数字やデータをグラフ・画像・表を用いて視覚的に伝えたいことがあるでしょう。
グーグルドキュメントでは簡単にグラフ・画像・表を挿入することができます。
1.画像の挿入方法
【挿入】>【画像】>以下の任意の挿入方法を選ぶ
- パソコンからアップロード
- ウェブ検索
- ドライブ
- フォト
- URL
- カメラ
文章では伝えにくいことを代わりに画像を挿入することで、わかりやすい文書作成をしていきましょう。
2.表の挿入方法
【挿入】>【表】>任意の行数・列数を選択します。（後から行・列の追加可能）
1行目・1列目は項目になることが多いため、表を作る際は数え間違いには注意してください。
表にしてぱっと見たほうが分かりやすそうなら表を積極的に使っていくと良いでしょう。
3.グラフの挿入方法
【挿入】>【グラフ】以下の任意のグラフを選択します。
- 横棒
- 縦棒
- 折れ線
- 円
- スプレッドシートから
データを扱う際はグラフを積極的に使って、視覚的に伝わりやすい文書・資料作成を心がけましょう。
文章のチェック機能
グーグルドキュメントには、作成した文章に誤字脱字・スペルミスや言葉の意味、文字数をチェックする機能があります。
文章作成の最終段階で頻繁に使われる機能で、文章の質を上げるためには使用必須の機能と言えるでしょう。
- スペルチェック…誤字脱字。スペルミスを知らせてくれる
- 文字カウント…文章の文字数を教えてくれる
文章作成し終わったら、編集に入ってしっかりチェックしていきましょう。
ドキュメントの共有
グーグルドキュメントでは、他ユーザーに対してドキュメント共有することができます。
ライターとして仕事をしている場合は文書の共有はする機会が多いため、しっかり覚えておきましょう。
右上上部の【共有】をクリック > 共有したいユーザーのGmailを入力 > 完了をクリックでOKです。
他ユーザーとドキュメントを共有して、効率的に業務を進めていきましょう。
ダウンロードする
グーグルドキュメントでは、様々なファイル形式でダウンロードすることができます。PDFドキュメントからWordファイルにダウンロードすることもできます。
【ファイル】>【ダウンロード】>以下の任意のファイル形式を選択します。
- Microsoft Word（.docx）
- OpenDocument形式（.odf）
- リッチテキスト形式（.rtf）
- PDFドキュメント（.pdf）
- 書式なしテキスト（.txt）
- ウェブページ（.html、zip）
- EPUB Publication（.epub）
Word納品を希望のクライアントの場合は、グーグルドキュメントで作成し、ダウンロードでWordを選ぶことで対応できます。
グーグルドキュメントの便利な機能の使い方
グーグルドキュメントの基本的な使い方を理解したところで、次は便利な機能の使い方をご説明します。
グーグルドキュメントの基本的な使い方＋便利な機能の使い方をマスターすることで、資料作成、記事執筆のクオリティを上げることができます。
それでは、グーグルドキュメントの便利な機能の使い方について詳しく解説していきます。
検索と置換
「株式会社を（株）に書き換えたい！」という時はありませんか？検索と置換を使えば一瞬で置き換えることができます。
検索と置換とは、ドキュメント内の言葉を検索し、別の言い方に置き換える機能です。
例えば、本記事では「グーグルドキュメント」と書いていますが、これを一度の作業で「グーグルドキュメント」へ置換すると以下の手順でできます。
1.【編集】>【検索と置換】を選択します。
2.【検索】で「グーグルドキュメント」と調べて、【次に変更】に「グーグルドキュメント」と入力し、【置換】or【すべて置換】を選択します。
※【置換】は1つずつ置換、【すべて置換】は一度にすべて置換します。
置換後の「グーグルドキュメント」が「Googleドキュメント」へ置換されていることがおわかりいただけたでしょうか？
打ち間違いや表記の方法を変更するときは、【検索と置換】を上手く利用して効率的にドキュメント作成をしましょう。
ちなみに、Windowsは【Ctrl+H】、Mavは【Command+H】で【検索と置換】を開くことができます。
アドオン
アドオンとは、グーグルドキュメントをより便利に使用するための拡張機能のことです。
例えば、アドオンの拡張機能を使えば、音声読み上げ機能やハイライト機能などを追加し、文章校正・文章の強調ができます。
自分で文章を読み上げるのが面倒くさいという人は音声読み上げの機能を追加しておけば、代わりに読み上げてくれ、聴く文章校正ができるようになります。
また、強調したい文章があればハイライトで強調しておけます。
ということで、アドオンの使い方についてご説明していきましょう。今回はハイライト機能を追加するために「Highlight Tool」を追加してみましょう。
1.グーグルドキュメントの上部メニューにある【アドオン】をクリックし、【アドオンを取得】を選択します。
2.検索窓に追加したい機能の名前を入れる。今回は「Highlight Tool」を検索します。
3.目的のツールを見つけたら選択します。
4.「Highlight Tool」をインストールしましょう。
5.Googleアカウントからインストールする権限が必要になるため、許可するために【続行】をクリックしましょう。
6.インストールするアカウントを選択します。
7.リクエスト内容を読んで、許可をクリックします。
8.インストールが完了し、【次へ】をクリックしていくと拡張完了です。
9.グーグルドキュメント上部メニューの【アドオン】から「Highlight Tool」の確認をする
これで文章にハイライトによる強調ができるようになりました。アドオン機能を上手く活用していき、ドキュメント作成を効率化していきましょう。
データ検索
データ検索を使えば、ウェブ検索や画像検索、Googleドライブ検索の三つをドキュメント内で完結することができます。
例えば、「猫の画像が欲しい」と思った時にデータ検索を使えば、新しくタブを開いて検索する必要がありません。
データ検索で猫の画像と調べるとウェブ上の画像を調べることができます。データ検索は以下の方法でできます。
1.【ツール】>【データ検索】を選択します。
2.ドキュメントの右側に【データ検索】の領域が出てくるので確認しましょう。
3.調べたい内容を検索窓に入力すると、ウェブ検索と同様に検索情報を手に入れられます。
データ検索をうまく活用し、ドキュメント内で競合のタイトル・ディスプリクション分析などを完結させ、必要に応じて気になるWebサイトを開いていきましょう。
コメント機能
グーグルドキュメントのコメント機能を使えばチーム作業もスムーズに進みます。コメント機能でできることは以下の通りです。
- ドキュメントについての感想やアドバイスを伝えられる
- ドキュメントのミスや真偽を確認できる
- ドキュメントに自分の考えや意見を加えられる
コメントは【挿入】タブから利用することができますが、【挿入】タブからすると細かい範囲設定がしづらいため、該当する箇所を選択する方法がおすすめです。
該当する歌唱を選択すると、右側に【コメント追加】が表れるので、クリックするとコメントできるようになります。
チーム作業をする際はコメント機能を上手く活用していきましょう。
編集の提案
編集の提案では、直接ドキュメントに赤入れをしたい場合に使える機能です。コメントは文章に対して意見やアドバイスをするだけですが、編集の提案は直接文章に訂正を入れてコメントすることができます。
提案したい箇所を選択し、右クリックをするとメニューが表れるので、【編集内容を提案する】を選択します。
選択した後は、そのまま提案内容を入力していけばOKです。提案前と提案後の内容はチームメンバーにも見えるようになるので、どちらがいいのか議論して決めることができます。
ライターへ記事執筆依頼をして、赤入れをしたときに編集の提案を利用すると便利な機能です。
グーグルドキュメントの使い方をマスターして効率的なドキュメント作成を実現しよう
グーグルドキュメントには文書作成に必要な機能が十分に備わっております。
Wordで文書作成すると、PCの容量を取りますが、グーグルドキュメントではクラウド上に保存されるためPCの容量を取りません。
チーム作業する際もグーグルドキュメントでは誰でも簡単に共有して、作業できます。
Wordでは共有して、編集するにはお互いWordのソフトが必要になって、場合によってはWordが使えない場合があります。
上記のような点から文書作成はグーグルドキュメントを利用することをおすすめします。
グーグルドキュメントを使いこなして効率の良い文書作成していきましょう。
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